Matthew Stibbe - Blogueur invité

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Comment optimiser l'efficacité de votre entreprise

Les petites entreprises sont tributaires de la motivation et de la productivité de leur personnel. Moins l'entreprise compte d'employés, plus le rythme de travail de chacun – en particulier du patron – est critique. Ces conseils vous aideront, je l’espère, à optimiser votre système informatique afin de devenir plus efficace :

  1. Les petites entreprises sont tributaires de la motivation et de la productivité de leur personnel. Moins l'entreprise compte d'employés, plus le rythme de travail de chacun – en particulier du patron – est critique. Ces conseils vous aideront, je l’espère, à optimiser votre système informatique afin de devenir plus efficace :
  2. Centralisez le suivi de l'ensemble de vos tâches. Pour venir à bout d'une liste croissante de choses à faire, mieux vaut regrouper au préalable toutes vos tâches en un seul et même endroit. Microsoft Office Outlook facilite le suivi des tâches et des e-mails importants.
  3. Agissez dès maintenant. Chaque fois que vous recevez un document papier ou que vous ouvrez un e-mail, prenez l'habitude de vous en occuper sur le champ. Traitez-le, classez-le pour pouvoir vous y reporter ultérieurement ou jetez-le. Si vous conservez les documents dans votre corbeille d'arrivée, c'est la porte ouverte à la procrastination.
  4. Faites table rase. Un bureau désordonné et des documents qui traînent empêchent de s'attaquer à l'essentiel. Passez plus de temps à ranger votre bureau et à vous débarrasser de tout ce qui l'encombre inutilement.
  5. Adoptez-le sans-fil. Les réseaux sans-fil font des merveilles pour les entreprises en pleine croissance. Ils vous permettent de vous connecter au réseau et à Internet sans dépenser des sommes considérables en câblage. Les collaborateurs peuvent utiliser leur ordinateur portable HP où que ce soit dans le bâtiment –sur d'autres bureaux que le leur, en réunion et lors de présentations. Pour plus de choix et de vitesse, choisissez des points d'accès et des routeurs sans fil capables de prendre en charge les toutes dernières normes Wi-Fi haut débit – ces dispositifs sont également compatibles avec les réseaux sans fil plus anciens.
  6. Partagez l'information. L'intranet constitue un excellent outil de partage des informations clés au sein d'une équipe. Il est comparable au site Internet privé d'une entreprise. Le déploiement d'un intranet permet aux membres de l'entreprise de revoir la manière dont ils stockent et partagent leurs fichiers.
  7. Choisissez des ordinateurs portables productifs. Recherchez des ordinateurs dotés de logiciels bureautiques intégrés. Par exemple, les ordinateurs portables professionnels HP incluent HP QuickWeb, qui vous permet de démarrer votre ordinateur et d'être en ligne en quelques secondes, et HP QuickLook, qui affiche votre agenda et votre messagerie électronique Outlook sans démarrer Windows.
  8. Utilisez des logiciels de travail collaboratifs. La messagerie électronique n'est pas le seul moyen de collaborer en ligne. Microsoft Office Groove vous permet de créer des espaces de travail à partager entre collègues. Vous pouvez y inclure des bibliothèques de fichiers et d'images, des calendriers et d'autres types d'informations. Une fois en ligne, vous avez accès aux toutes dernières informations ; hors connexion, toutes les informations sont stockées sur votre ordinateur et restent à votre disposition. Elles sont resynchronisées lors de la connexion suivante.
  9. Dites au revoir au papier. Faites des économies de papier – n'imprimez que ce dont vous avez besoin. Gagnez du temps et de l'espace – plutôt que de photocopier les documents, scannez-les.
  10. Centralisez votre système de tri. Configurez un système de tri central, sous clé si nécessaire, pour conserver en un seul endroit tous les fichiers importants de votre entreprise, et les copier et en stocker les copies hors site pour plus de sécurité. Envisagez également d'investir dans un serveur de fichiers et dans le logiciel Windows Small Business Server pour l'exécuter : vous pourrez ainsi conserver l'ensemble de vos fichiers informatiques en un seul et même endroit et en contrôler l'accès.
  11. Mettez en place un système de classement efficace. Créez une structure de rangement de vos fichiers papier qui vous permette de retrouver facilement ce que vous cherchez. Pensez à numériser les fichiers importants sur un serveur informatique central à l'aide d'un numériseur doté d'un bac d'alimentation feuille à feuille.
  12. Choisissez des ordinateurs productifs. Les tout derniers PC sont plus puissants que jamais. Les batteries durent plus longtemps, les processeurs exécutent davantage d'applications simultanées et ils offrent plus d'espace de stockage. Il est peut-être temps de remplacer vos ordinateurs ?

 

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